企業在數據管理方面通常面臨以下挑戰：

• 電子文檔在終端存放，分散零亂，重要文檔、標準化資料的查找、瀏覽極不方便，在大量文檔中查找費時費力，且無法進行全文檢索，喪失了文檔的再利用的價值；
  

• 沒有完善的用戶管理、權限管理，來滿足各部門對數據共享及安全的雙重要求；

• 電子文檔的共享化程度低，缺少了電子文檔在企業內部的共享流轉；同時缺乏高效的文檔協作辦公，導致員工之間無法有效對文檔進行共享；

•  由于工作文檔經常會被不斷的修改，文檔版本繁多，難以整合和統一管理，新版本覆蓋老版本，一旦再需要恢復老版本時，已經很難找回，造成知識流失和損失。

文檔管理軟件產品可以做到：

• 文檔管理系統DM為企業搭建一個電子文檔集中管理的資源平臺；

• 建立文檔庫，個人文檔、共享文檔、外鏈等多種文件存儲模式，并可在線預覽、編輯、審計等功能；
  

• 滿足企業日常文檔管理中的各種需求，能夠極大的提升員工工作效率、提高文檔安全性和利用率。

• 海量集中存儲能力—采用可擴展的云存儲技術，提供PB級的存儲空間，支持動態擴容，滿足企業文檔集中存儲要求。

• 文檔在線處理能力—支持在瀏覽器上直接在線預覽文檔庫中的Office文檔、圖片及流媒體文件等各類格式的文檔；支持在線編輯。

• 文件流轉和歸檔—個人文檔庫中的文件通過文件流轉審批通過后，可歸檔進入到文檔庫中。

• 高效文檔協作能力—提供個人文檔中心和企業文檔庫管理，提供標簽、評論等特色功能，可方便的進行文檔的內部共享、外鏈轉發。

• 智能文檔搜索—采用智能搜索引擎實現對電子文檔的快速檢索，可以進行全文檢索。對開啟檢索共享的個人文件可允許其他用戶檢索查看、借閱。

• 多層次智能權限管理—提供完善的權限管理與安全機制，提供多層次顆粒度的權限控制，確保電子文檔分享利用有序進行。